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19 décembre

Les demandes de prêts et les dépôts d'oeuvres

Pour toute recherche vous pouvez consulter la collection en ligne :

  • voir le catalogue des objets
  • voir le catalogue de l'iconothèque

Comment préparer une demande de prêt ou de dépôt

Le musée du quai Branly conserve 285.000 objets que l’on peut parcourir sur une infinité de thématiques. Pour vous aider dans votre recherche, la totalité de ces œuvres est consultable sur le site de l’établissement.

Vous pouvez venir présenter votre projet auprès du directeur du Département du Patrimoine et des collections, M. Yves Le Fur, afin de faciliter votre requête et avant de faire toute demande officielle d’emprunt.

Comment formuler une demande de prêt ou de dépôt ?

Les demandes de prêt d’œuvres doivent être transmises au musée du quai Branly dans un délai minimum de 6 mois avant l’ouverture de l’exposition. Toute demande sera attentivement étudiée en fonction des critères suivants :

  • La pertinence scientifique de l’exposition
  • L’état de conservation de l’œuvre demandée, sa fragilité, sa possibilité de voyager et d’être exposée
  • Les conditions de sécurité, de conservation et d’accueil offertes par l’établissement demandeur
  • La qualité et le statut juridique de l’établissement emprunteur ainsi que la formation de son personnel
  • Le statut de l’œuvre et ses éventuelles clauses restrictives de prêt (dépôt d’une autre institution, don sous clauses…)
  • La disponibilité de l’œuvre (œuvre en exposition permanente, œuvre engagée sur un autre projet d’exposition…).

A qui l’adresser ?

La demande officielle se fait par courrier adressé au Président du musée du quai Branly :

Stéphane Martin
Président du musée du quai Branly
222 rue de l'Université
75 343 Paris cedex 7

Que doit préciser le courrier ?

 

  • Le nom de l’institution et du responsable (directeur et/ou commissaire de l’exposition)
  • Le titre de l’exposition
  • Les dates, lieux et détails d’itinérances éventuelles de la manifestation
  • La liste des œuvres avec le numéro d’inventaire et l’appellation de l’objet.
  • Les conditions d’exposition (facility report). Si l’institution n’en possède pas, un questionnaire est disponible en ligne : ouvrir et télécharger le questionnaire (document pdf, 75 Ko, nouvelle fenêtre)
  • Le contenu de l’exposition (synopsis, ébauche scénographique) ainsi que son contexte (autres prêteurs associés, nombre total d’œuvres…)
  • Les coordonnées mails et téléphoniques des différents contacts (commissaire, chargée de production, régisseur…).

En cas d’itinérance(s), une demande groupée comportant les différentes dates, lieux et responsables d’exposition pour chaque destination est recommandée.

 

Examen de la demande

Après réception du courrier officiel, un mail d’accusé de réception de la demande vous est adressé par le pôle des prêts, dépôts et acquisitions du musée du quai Branly (helene.maigret(at)quaibranly.fr) qui assure l’instruction et le suivi des dossiers.

La demande est examinée par la commission des prêts et dépôts du musée du quai Branly qui se réunit régulièrement (tous les deux mois excepté l’été).

Après avis favorable, une lettre officielle d’accord de prêt est adressée à l’emprunteur. Elle est  accompagnée de la convention de mise à disposition des objets du musée du quai Branly.

Ouvrir et télécharger la convention type du musée du quai Branly (document pdf, 70 Ko, nouvelle fenêtre)

Celle-ci remplace en tous points les feuilles de prêt traditionnelles  qui contient les annexes suivantes :

  • La liste des objets prêtés avec mention de leur valeur agréée
  • Les garanties minimales d’assurance exigées
  • Le facility report fourni par l’emprunteur lors de sa demande
  • Une fiche technique mentionnant les conditions de conservation et de présentation des objets

Conditions du prêt

 

Mise à disposition et restitution des œuvres

Les objets sont mis à disposition au plus tôt 8 jours ouvrables avant l’ouverture de l’exposition. Leur restitution est attendue dans un délai maximum de 8 jours après la clôture.

Les œuvres sont mises à disposition sans aucun élément de soclage, le musée du quai Branly se réserve la possibilité de faire réaliser les socles  à la charge de l’emprunteur. Dans le cas d’œuvres déjà soclées, le musée du quai Branly le précisera lors de l’envoi de ses préconisations d’installation.

 

Frais à la charge de l’emprunteur

Dans tous les cas l’emprunteur aura à sa charge les coûts suivants :

  • Constats d’état avant départ des œuvres
  • Assurance
  • Emballage, transport et installation
  • Convoiement aller et retour sur les durées minimales suivantes : France et Europe : 3 jours / 2 nuits ; Hors Europe : 5 jours / 4 nuits. Ces durées pourront être revues à la hausse selon les nécessités d’installation
  • Hébergement et per diem du convoyeur (75 €/jour)

Le cas échéant, il devra également s’acquitter des frais suivants :

  • Restauration
  • Encadrement / Soclage
  • Prise de vue et reproduction  pour catalogue
  • Transport et convoiement

La présence d’un convoyeur du musée du quai Branly est obligatoire à chaque étape du mouvement des œuvres : enlèvement, transport, livraison, installation jusqu’à la vitrine fermée puis lors du démontage jusqu’au retour des œuvres. Le convoyeur représente le musée et a toute autorité d’action pour garantir la protection des œuvres dont il est responsable.

Le choix des transporteurs est obligatoirement validé par le musée du quai Branly.

Il est à noter que certaines œuvres, du fait de leur fragilité, nécessitent des conditions de transport et d’exposition particulières. Ces recommandations spécifiques sont  transmises au préalable par le musée du quai Branly et sont à respecter impérativement.

  • Transport aérien :

-Emballage, transport, billets d’avion et formalités d’exportation doivent être coordonnées par un, et un seul, transporteur agréé « œuvres d’art»

-Supervision par le transporteur à l’aéroport (camionnage vers et depuis l’aéroport, livraison en zone de fret, supervision de la palettisation en présence du convoyeur, obtention d’un badge et assistance au convoyeur)

-Réservation des billets d’avion échangeables et remboursables

-Sur les vols long-courriers, la classe affaire est exigée  lors du trajet avec les œuvres.

  • Transport routier :

-Transporteur agréé « œuvres d’art »

-Camion « œuvres d’art » :

  • Alarme dans le fourgon et coupe-circuit
  • Capitonnage et suspensions pneumatiques
  • Système de traitement d’air pour maintenir le fourgon entre 18 et 20°C
  • Equipement nécessaire selon la mission (hayon élévateur…)
  • Un téléphone GSM et un système de repérage par satellite
  • Deux chauffeurs
  • Un siège disponible pour un convoyeur

-Réservation de billets de train échangeables et remboursables pour le trajet retour du convoyeur.

 

Assurance

Le résumé des garanties minimales exigées par le musée du quai Branly est consultable en ligne. Il fixe les conditions d’assurance à souscrire par les soins du musée emprunteur auprès du courtier du musée du quai Branly, l’emprunteur bénéficiant des taux du contrat du musée du quai Branly issu d’un appel d’offre.

Ouvrir et télécharger les conditions d'assurance (document pdf, 854 Ko, nouvelle fenêtre)

Toute demande de garantie gouvernementale sera soumise à l’avis du service juridique du musée du quai Branly.

 

Catalogues

L’emprunteur devra envoyer 6 exemplaires de catalogue d’exposition. Le tout est à adresser au pôle des prêts, dépôts et acquisitions du musée du quai Branly.

Que faire en cas de modification de la demande ?

Pour toute demande de prêt supplémentaire, de modification de dates ou de lieux, un nouveau courrier doit être impérativement adressé au Président du musée du quai Branly 3 mois minimum avant la date d’ouverture.

Cette demande doit être également validée par la commission des prêts et dépôts.

Que faire en cas d’annulation de la demande ?

Toute annulation devra être transmise par écrit et dans les meilleurs délais au musée du quai Branly. Les frais déjà engagés (constat d’état, restauration, encadrement, soclage) demeureront à la charge de l’emprunteur.

Autres demandes

Reproductions photographiques

Les demandes de reproduction et les commandes de photographies sont à adresser dans les plus brefs délais au pôle image du musée du quai Branly : "contact-icono(at)quaibranly.fr"  ou à l’agence photographique Scala firenze(at)scalarchives.com

Autorisation de tournage

Les demandes d’autorisation de tournage sont à adresser dans les plus brefs délais à Marc HENRY mhe(at)quaibranly.fr et Magalie VERNET mve(at)quaibranly.fr

Selon la spécificité de la demande le tournage sera pris en charge par la Direction du développement culturel ou par la Direction de la communication.

Les spécificités des emprunts de photographies

Le musée du quai Branly, après décision de sa commission des prêts et dépôts et pour des raisons de conservation, se réserve la possibilité de proposer des tirages d’exposition en place et lieu des tirages originaux.

Les spécificités des dépôts

Les dépôts d’œuvres ne concernent ni les arts graphiques ni les textiles et sont accordés pour une durée maximum de 5 ans. A l’issue de cette période, une demande de renouvellement de dépôt devra être formulée au musée du quai Branly qui statuera sur cette proposition.

Les dépositaires ne peuvent prêter les œuvres à d’autres institutions sans l’accord préalable du Président et après avis de la commission des prêts et dépôts du musée du quai Branly. Par ailleurs, le musée du quai Branly peut demander à tout moment la restitution de l’œuvre déposée le cas échéant.

Le musée du quai Branly conserve 285.000 objets que l’on peut parcourir sur une infinité de thématiques. Pour vous aider dans votre recherche, la totalité de cesœuvres est consultable sur le site de l’établissement.

Vous pouvez venir présenter votre projet auprès du directeur du Département du Patrimoine et des collections, M. Yves Le Fur,  avant de faire toute demande officielle d’emprunt dont vous trouverez la procédure ci-dessous.

 

 

Conditionnement des oeuvres en prêt
© musée du quai Branly